Tips till höstens möten
Återkommande under hösten presenterar kommunikationsenheten tips inom kommunikation. Den här gången tipsar vi om hur du kan förbättra dina möten.
Höstens möten är i gång! Här kan du läsa några tips för att göra dem så bra och effektiva som möjligt. Många möten kan också må bra av en inledande övning som bryter isen och ökar närvaron i rummet. Våga testa något nytt på höstens möten, se tips längst ned på sidan.
10-20-30-principen
En enkel princip som ger stöd i hur du kan planera ditt möte så att det blir så bra som möjligt.
10 minuter är maxtiden du som mötesledare bör prata innan du bjuder in deltagarna till interaktion på något sätt.
20 minuter får som max gå innan alla deltagare fått höra sin egen röst i rummet. Är man tyst längre än så ökar barriären att säga något under resten av mötet.
30 minuter är maxtiden för att sitta ned. Vår hjärna är programmerad att slappna av när vi sitter ner mer än 30 minuter. Därför är det bra att planera in moment i mötet som gör att deltagarna behöver ställa sig upp så att de blir mer vakna, kreativa och effektiva. Till exempel genom att diskutera i mindre grupper eller gå fram och sätta post-it lappar på tavlan.
Tips från start och mål
- Behövs mötet? Handlar det om enkel information till flera personer, som du bedömer inte kommer leda till några följdfrågor, kanske du hellre kan mejla ut informationen.
- Innan mötet – ha med mötesagendan och syftet till mötet redan i mötesinbjudan så att deltagarna vet vad som gäller. Ha också med eventuellt underlag som behövs.
- Positiv inledning – börja mötet med en aktivitet, det ger många fördelar som underlättar för mötet. Se tips på övningar längst ned på sidan.
- Skapa struktur – tydliggör mötets syfte och mål i början av mötet. Det kan handla om ett problem som behöver lösas, en fråga som ska diskuteras eller arbete som behöver göras.
- Bryt upp – Oftast är den minst ändamålsenliga metoden att statiskt sitta runt ett bord och diskutera en fråga. Testa bryta upp gruppen i smågrupper, alternativt engagera i en brainstorm-övning med post-it-lappar.
- Sammanfatta i slutet – Innan mötets slut är det bra att sammanfatta mötet, så att alla är överens om vad som har sagts. Gå också igenom om och i så fall vad som ska göras framöver, av vem, och när det ska vara klart.
- Avsluta positivt – Även om svåra frågor har diskuterats eller om ni har varit oense i vissa frågor är det bra med en positiv avslutning på mötet. Ni kan till exempel skriva ned reflektioner på en post-it att sätta upp på tavlan som sedan mötesledaren läser upp.
- Nästa möte - Om nödvändigt, bestäm tid för nästa möte innan ni säger hejdå. Och börja nästa möte med att sammanfatta vad som sas under förra mötet.
Tips på startövningar
Att inleda mötet med en aktivitet eller övning ger flera fördelar. Det tvingar deltagarna att fokusera och landa i rummet och det hjälper också till att skapa en god stämning som resterande tid av mötet kan ha nytta av. Att inleda med en övning där alla får göra sin röst hörd gör det också lättare för alla att säga något under resten av mötet. Det är därför välinvesterad tid att sätta av de första 5-10 minuterarna till någon form av aktivitet.