Personuppgifter barn- och utbildningsförvaltningen

Personuppgifter som vi registrerar

En personuppgift är något som direkt eller indirekt kan användas för att identifiera dig. Inom barn- och utbildningsförvaltningen registrerar vi olika typer av personuppgifter. Allmänna personuppgifter som namn, adressuppgifter och telefonnummer, och mer specifika som hälsouppgifter, skolplacering eller annan personlig information. Enligt lag har barn- och utbildningsförvaltningen även rätt att registrera vissa känsliga personuppgifter om uppgifterna har lämnats i ett ärende eller är nödvändiga för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag.

Varför behandlar barn- och utbildningsförvaltningen personuppgifter?

Barn- och utbildningsförvaltningen behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra sina skyldigheter och åtaganden enligt lagstiftningen. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna utföra våra uppgifter som rör bland annat:

• förskola

• grundskola

• anpassad grundskola

• gymnasium

• anpassat gymnasium

• Komvux

• behov av skolskjuts

• behov av särskilda anpassningar

• central elevhälsa.

I vissa fall har barn- och utbildningsförvaltningen en skyldighet att lämna ut uppgifter för statistik.

Behandling av personuppgifter som barn- och utbildningsförvaltningen gör är nödvändig för att myndigheten ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Hur får vi tillgång till dina uppgifter?

Vi får tillgång till dina uppgifter när du själv lämnar dem till oss, till exempel genom att fylla i en ansökningsblankett, via telefonsamtal eller e-post. I vissa fall kan vi även få tillgång till dina uppgifter från andra, exempelvis från andra förvaltningar inom Ekerö kommun, andra kommuner eller andra instanser såsom skolor, polisen eller privatpersoner. Vi inhämtar även information från Skatteverket till våra centrala elevsystem.

Din rätt angående samtycke

När dina lämnade personuppgifter registreras hos barn- och utbildningsförvaltningen krävs normalt inget samtycke från dig, eftersom det enligt lag är vår skyldighet att föra dokumentation. Men ibland kan vi behöva hämta in uppgifter om dig från någon annan än dig själv, och i de flesta fall behöver vi då ditt samtycke. De uppgifter vi hämtar in ska alltid vara viktiga för ditt ärende. Ett sådant lämnat samtycke har du alltid rätt att när som helst dra tillbaka. Finns det inget samtycke avgör vi ärendet på de uppgifter vi har.

När vi hämtar in personuppgifter utan samtycke

I vissa fall får vi hämta in personuppgifter som vi registrerar och behandlar utan att du som är registrerad har lämnat ditt samtycke. När vi gör en utredning som rör exempelvis rätten till särskilt anpassad skolgång eller skolskjuts har vi rätt att i vissa fall rådfråga sakkunniga och ta de kontakter som behövs. Personuppgifter som vi hämtar in ska alltid tillföra något till ärendet.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Barn- och utbildningsförvaltningen behandlar dina personuppgifter under den tid som krävs för att handlägga ditt ärende. När ditt ärende är slutbehandlat kommer dina personuppgifter i vissa fall att sparas. Detta i enlighet med arkivlagstiftningen då handlingarna i vilka dina personuppgifter förekommer är allmänna handlingar.

Vi gallrar handlingar regelbundet i enlighet med tillämplig lagstiftning och förvaltningens informationshanteringsplan.

Kan dina uppgifter komma att delas med andra?

Dina uppgifter kan komma att delas med andra myndigheter, till exempel Försäkringskassan, Skatteverket eller andra förvaltningar inom Ekerö kommun.

Dina uppgifter kan också komma att delas med personuppgiftsbiträden i form av till exempel företag som levererar de datasystem som är nödvändiga för vår verksamhet. I vissa fall kan även privata utförare av kommunal verksamhet få tillgång till dina personuppgifter. Det kan exempelvis vara företag som driver skolor, förskolor och skolbuss/skoltaxi. Dessa företag är då personuppgiftsansvariga för den behandling de genomför i sin verksamhet.

Dina rättigheter

När dina personuppgifter behandlas av barn- och utbildningsförvaltningen har du ett antal rättigheter. Vi är skyldig att informera dig om detta.

Du har rätt att få information om:

• att vi behandlar dina personuppgifter och vad vi använder dem till

• vem som tar emot uppgifterna

• hur länge vi kommer att spara uppgifterna

• att du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade

• att du under vissa förutsättningar kan begränsa användningen av dina personuppgifter

• varifrån vi har fått uppgifterna

• att du har rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

• att du har rätt att få ett registerutdrag.

Vi behöver inte lämna information till dig om:

• du redan har fått informationen

• det är omöjligt att lämna ut informationen

• det skulle innebära ett alltför stort arbete

• uppgifterna omfattas av sekretess.

Om vi registrerar uppgifter som vi fått från någon annan än dig, ska vi alltid tala om vem vi har fått uppgifterna från.

Hur får jag information om behandlingen av mina personuppgifter?

Om du vill få information om vilka personuppgifter som behandlas om dig kan du kontakta personuppgiftsansvarig för barn- och utbildningsförvaltningen per mejl till: buf@ekero.se eller Ekerö kommuns dataskyddsombud som nås via mejl: dataskydd@ekero.se

Hur lämnar jag klagomål?

Om du anser att dina personuppgifter behandlats felaktigt eller olagligt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Läs mer på Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Utskriftsvänlig version av sidan pdf, 111.6 kB, öppnas i nytt fönster.